Intégration hubspot avec zapier : comment automatiser vos workflows efficacement

Personne n'a envie de passer ses journées à recopier des informations d'un logiciel à l'autre, à gérer manuellement ses relances commerciales ou à vérifier chaque formulaire rempli sur son site web. Pourtant, qui n'a jamais perdu un lead ou laissé filer une opportunité à cause d'un oubli logistique ? C'est là qu'interviennent les intégrations automatisées. HubSpot, connu pour sa flexibilité dans la gestion de la relation client, prend tout son sens lorsqu'il est combiné à un outil comme Zapier. Vous faites ainsi glisser votre entreprise sur les rails de l'automatisation et gagnez en sérénité. Dans cet article, on vous embarque concrètement sur les sentiers de l'intégration intelligente.

Intégration HubSpot avec Zapier : Automatiser vos workflows

Imaginez une scène : vous êtes le chef d'orchestre de votre entreprise, et chaque application tierce représente un musicien. Sans baguette pour coordonner le tout, c'est la cacophonie. Zapier, c'est justement cette baguette qui synchronise les notes : dès qu'un contact s'inscrit sur votre site, il apparaît dans HubSpot, un mail part, une tâche est créée dans votre agenda... tout s'enchaîne sans fausse note !

Pourquoi combiner HubSpot et Zapier ?

Le mariage entre HubSpot et Zapier se révèle particulièrement utile pour ceux qui jonglent avec différents outils chaque jour - messageries, CRM, applications de marketing, solutions de facturation...

Quelques avantages clés à relever :

• Centralisation de vos actions, pour tout contrôler depuis HubSpot sans naviguer dix fois par jour entre différents onglets.
• Suppression des tâches fastidieuses et répétitives, laissant place à des missions à plus forte valeur ajoutée.
• Réduction des erreurs liées à la re-saisie manuelle ou à l'oubli d'une étape critique.
• Réactivité boostée : un prospect remplit un formulaire, votre commercial est prévenu instantanément.
• Libération de temps pour vos équipes, qui peuvent se consacrer pleinement à leur cœur de métier.

En se connectant à plus de 5 000 applications, Zapier devient le pont sur lequel circulent toutes vos données, à la manière d'un réseau ferroviaire qui irrigue toute une région.

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Hubspot Zapier : cas d'usage concrets

Certains cas d'intégration font vraiment gagner du temps : [ En savoir plus ici ]

1. Nouvel e-mail reçu ? Création automatique d'un contact dans HubSpot, ajout à une liste ou déclenchement d'un workflow.
2. Formulaire rempli sur votre site WordPress ? Les données partent aussitôt dans HubSpot, avec notification à votre équipe commerciale.
3. Signature électronique obtenue via DocuSign ou PandaDoc ? Statut mis à jour et relance automatique programmée.
4. Nouvelle commande sur Shopify ? Création d'un deal dans HubSpot, envoi d'un SMS grâce à une application tierce intégrée via Zapier.
5. Mise à jour d'un fichier Google Sheets ? Synchronisation immédiate avec la fiche contact HubSpot correspondante.

Chacune de ces automatisations, qu'on appelle des «zaps», fait office de rouage invisible mais essentiel : elles évitent la panne, fluidifient la machine, et donnent un rythme soutenu à votre activité commerciale.

«Automatiser, c'est comme planter une graine de temps. À chaque automatisation, vous récoltez des minutes, parfois des heures, que vous pouvez réinvestir à bon escient !»

Quelques automatisations populaires (et malignes)

Si vous cherchez des exemples malins pour commencer, voici quelques inspirations :

• Notifier sur Slack chaque fois qu'un nouveau prospect arrive dans HubSpot.
• Synchroniser les événements Google Calendar avec vos tâches HubSpot.
• Envoyer automatiquement un SMS via Twilio lors d'une signature de devis.
• Créer une alerte Trello lorsqu'un deal change de phase dans HubSpot.
• Relancer par e-mail les leads inactifs après un certain délai, avec suivi de l'ouverture dans HubSpot.

Ces automatisations ne sont pas réservées aux grandes entreprises. Un freelance, une TPE, une PME : tout le monde peut y puiser des gains réels, quotidiens, presque immédiats.

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Comment configurer un workflow de base avec Zapier et HubSpot ?

Le processus est moins intimidant qu'il n'y paraît.

1. Créez un compte Zapier et connectez-le à HubSpot en quelques clics.
2. Choisissez un «trigger» - par exemple, «nouveau contact créé».
3. Sélectionnez l'action voulue «créer une tâche», «ajouter une note», etc.
4. Définissez les champs à faire circuler - nom, e-mail, date, produits, etc. (un peu comme si vous paramétriez un pipeline entre deux réservoirs).
5. Testez ! Zapier propose systématiquement de simuler l'envoi pour vérifier tout fonctionne.
6. Activez le «zap» et... savourez votre nouvelle fluidité !

Si vous souhaitez explorer d'autres alternatives à Zapier, d'ailleurs, il existe aussi des solutions performantes comme Make (ex Integromat) qui offrent d'autres opportunités d'automatisation CRM. Vous pouvez en découvrir plus à ce sujet ici : automatiser HubSpot avec Make (ex Integromat).

Tableau comparatif : HubSpot seul VS HubSpot connecté à Zapier

À qui s'adresse l'automatisation HubSpot Zapier ?

Toutes les structures peuvent y trouver leur compte. Les start-ups désireuses de s'adapter rapidement, les agences marketing cherchant à industrialiser certaines étapes, les commerciaux épuisés par la multiplication des outils. Pour schématiser : si vos équipes perdent plus de 20 minutes par jour à faire des manipulations manuelles, c'est probablement le moment de passer à l'étape supérieure.

Bonnes pratiques (et erreurs classiques à éviter)

Quelques retours d'expérience essentiels pour réussir son intégration :

• Gardez la main ! N'automatisez que ce qui est suffisamment répétitif ou balisé. Conservez à l'humain les tâches nécessitant jugement et finesse.
• Testez, testez, testez : une automatisation mal paramétrée peut faire intervenir un commercial au mauvais moment ou envoyer un message à la mauvaise adresse.
• Pensez «petits pas» : commencez par un ou deux zaps simples, puis complexifiez progressivement selon vos besoins réels.
• Communiquez en interne afin que chaque utilisateur comprenne le flux mis en place et puisse signaler tout souci ou amélioration à apporter.
• Soyez attentif à la gestion des doublons : un flux mal configuré peut rapidement encombrer votre base de données.

C'est un peu comme ajuster les réglages sur une machine à café professionnelle : trop de pression, et tout déborde ; pas assez, rien ne sort. Quelques ajustements, un peu d'écoute, et vous dégustez chaque automatisation matin et soir !

Et si vous alliez plus loin ?

L'automatisation ne se limite pas à la connexion entre HubSpot et Zapier. D'autres outils, API et plateformes vous permettent d'imaginer des scénarios sophistiqués selon la maturité de votre entreprise. Connecter HubSpot à d'autres applications tierces favorise la création d'un véritable écosystème digital autour de votre CRM, sans silos ni perte d'information.

FAQ sur l'intégration HubSpot avec Zapier

Vous vous posez des questions concrètes avant de vous lancer ? Voici les réponses aux interrogations les plus fréquentes.

Est-ce que Zapier et HubSpot sont faciles à connecter ?

Oui ! En quelques minutes, vous pouvez authentifier vos comptes et commencer à créer vos premiers zaps via une interface guidée, sans besoin de savoir coder.

Dois-je choisir un forfait payant pour utiliser l'intégration ?

Zapier propose une version gratuite avec des fonctions limitées ; mais pour des automatisations avancées ou un volume élevé, l'abonnement s'impose vite. HubSpot, de son côté, prévoit aussi quelques restrictions selon la version de votre CRM.

Que peut-on automatiser concrètement entre HubSpot et d'autres applications ?

Les scénarios sont quasi infinis : suivi de leads, notifications d'événements, synchronisation de bases de données, envois de formulaires, mises à jour de fiches et même gestion de documents. L'automatisation accompagne chaque étape du cycle client.

Des erreurs à éviter lors de la mise en place ?

Ne lancez pas tout d'un coup ! Expérimentez sur de petits flux d'abord. Privilégiez la simplicité pour vérifier l'utilité réelle de chaque zap. Et surtout, communiquez avec vos collègues pour éviter les doublons ou la création de «zaps fantômes» inutilisés.

Peut-on revenir en arrière si un zap pose problème ?

Oui. Chaque zap peut être mis en pause ou supprimé à la volée. L'important reste de bien documenter votre logique d'automatisation, surtout si plusieurs personnes sont impliquées dans votre entreprise.

Existe-t-il des alternatives à Zapier pour HubSpot ?

Certaines solutions, telles que Make (ex Integromat), permettent également de connecter HubSpot à d'autres outils avec un niveau élevé de personnalisation. À étudier selon vos besoins spécifiques et la complexité de vos workflows.

À mesure que vos processus murissent, pensez à documenter chaque automatisation et à impliquer vos équipes dès la conception des workflows. Un zap bien pensé, c'est souvent la différence entre une machine fluide... et une usine à gaz !

Publié le 2025-11-17 16:03:10 dans la catégorie Guide HubSpot

A propos de moi : Clara Relatiova

Passionnée par l’optimisation des relations clients et la transformation digitale, je m’appelle Clara Relatiova. Depuis plus de dix ans, j’accompagne des entreprises dans le choix, l’implémentation et l’utilisation efficace des logiciels CRM. Mon objectif est de rendre ces solutions accessibles à tous, quels que soient le secteur ou la taille de l’organisation. Sur Solution CRM, je partage conseils, retours d’expérience et analyses pour aider chacun à tirer le meilleur parti de son outil CRM. J’aime démystifier la technologie et montrer comment elle peut réellement simplifier le quotidien des équipes commerciales et marketing.